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Riferimenti legislativi:
art. 53 (tenuta della documentazione)
art. 54 (comunicazioni e trasmissione della documentazione)
COS'È...
La documentazione che attesta l’intera gestione della prevenzione, effettuata in azienda, deve essere tenuta presso l’unità dove sono effettuate le attività di lavoro analizzate, a disposizione degli organi di vigilanza.
La conservazione della documentazione può avvenire su supporto informatico, ma, in questo caso, è richiesta una gestione particolare, per garantire l’ufficialità e originalità dei documenti. Occorrerà quindi adottare procedure di validazione, di accesso, di conservazione e aggiornamento dei dati.
In ogni caso la conservazione della documentazione, sia su supporto cartaceo che elettronico, deve avvenire nel rispetto delle disposizioni in materia di tutela dei dati sensibili e della privacy (es. cartelle sanitarie).
Per alcune tipologie di dati, oltre alla conservazione presso l’azienda, è necessario effettuare delle comunicazioni a enti esterni:
- annualmente, il nominativo del Rappresentante dei Lavoratori per la Sicurezza dev’essere comunicato all’Inail – attraverso una specifica procedura disponibile on-line;
- ogni infortunio sul lavoro, che comporti l’assenza di almeno un giorno, oltre a quello dell’evento stesso, dev’essere – oltre che segnato sul Registro Infortuni – comunicato entro 48 ore all’Inail, a partire dai 6 mesi successivi all’adozione di apposito decreto attuativo;
- altre comunicazioni periodiche sono inerenti ad alcuni rischi specifici (es. rischio cancerogeno e mutageno);
- restano sempre validi gli obblighi inerenti le comunicazioni necessarie alle pratiche autorizzato rie (ad es. presso il Comune di appartenenza).
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